Adviesbureaus.

Voortbordurend op mijn vorige blog over Bestekken is het ook interessant om te kijken naar adviesbureaus. Als Bid Manager merk je al gauw hoeveel adviesbureaus er zijn in aanbestedingsland. In de meeste bestekken zie je ‘Adviesbureau/Consultancy Die & Die’ er al snel bij staan als penvoerder. Op zich is dit ook niet gek, want wat is aanbesteden moeilijk voor veel partijen! Stel, je bent bijvoorbeeld een kleine overheidsinstantie of scholengroep, er lopen wat contracten af en dan volgt weer die gevreesde aanbesteding waar je absoluut geen kaas van hebt gegeten. Wat nu?!

Daar komen de adviesbureaus al snel om de hoek kijken. Natuurlijk hebben die meer toe te voegen dan: “Jij snapt niks van aanbesteden? Nou, wij wel!” Vaak worden ze ook ingezet omdat een aanbestedende dienst bepaalde doelstellingen wil behalen en niet goed weet hoe ze een uitvraag dan in de markt moeten zetten. Een adviesbureau is er om te helpen bij de hele procedure: het opstellen van het bestek en de juiste gunningsmethodiek, de juiste invulling geven aan de opdracht waarbij de aanbestedende dienst zijn doelstellingen behaald, de hele administratieve rompslomp die er bij komt kijken en het bepalen van de uiteindelijke winnaar.

Adviesbureaus zijn daarom ontzettend handig en kunnen zeker toegevoegde waarde hebben als je gaat (of moet) aanbesteden. Echter zijn er ook enkele nadelen die je als Bid Manager vaak ervaart. Een adviesbureau zou de expert moeten zijn in het traject. Degene die snapt hoe de te volgen procedure in elkaar zit en snapt hoe ze een uitvraag in de markt moeten zetten. Degene die jouw markt begrijpt en daardoor een uitvraag schrijft die daarop aansluit. En degene die snapt hoe ze een gedegen bestek schrijven en daardoor een goed lopend en duidelijk verhaal afleveren. Daar betaal je ze als aanbestedende dienst immers voor!

In de praktijk? Eeeh.. laat ik een voorbeeld geven. Niet dat het elke keer zo gaat, he! Maar dit soort situaties komen vaak voor. Enige tijd terug heb ik een aanbesteding gedaan voor een scholengroep waar dus een adviesbureau tussen zat. Het was openbaar en via één van de welbekende portals. Het begon er al mee dat er allerlei stukken ontbraken: de algemene voorwaarden, de concept overeenkomst en zelfs het in te vullen UEA. Allemaal zaken die wel genoemd werden als aanwezige bijlagen. Bij nadere inspectie van de Leidraad in het bestek, bleek hier ook allerlei informatie te ontbreken. Het bestek was duidelijk opgesteld a.d.h.v. een template. Alleen waren veel zaken niet ingevuld en hier stond nog steeds “…” met gele markering. Stiekem moet je dan ook wel een beetje lachen.

Dat zijn natuurlijk zaken waar je gelijk een vraag over wil stellen! En snel ook, zodat de ontbrekende stukken en informatie nog te bestuderen zijn vóór de deadline van het stellen van vragen. Om er daarna achter te komen dat de Vraag & Antwoord module niet opengezet is bij deze aanbesteding (dit is een aparte optie die aangezet moet worden door de aanbestedende dienst). Zucht. Dan dus een mail sturen via de portal. Gelukkig kreeg ik zeer snel antwoord! Op één van mijn drie gestelde vragen.. Weer terugmailen. En weer maar een gedeeltelijk antwoord krijgen. Tig mails en gefragmenteerde antwoorden later werd het adviesbureau waarschijnlijk ook moe van me en werd de V & A module opeens heel snel open gezet. Ik kreeg het vriendelijk doch dringende verzoek de rest van de vragen via daar te stellen en de Nota af te wachten. De ontbrekende bijlagen had ik intussen gelukkig wel ontvangen..

Na een diepere bestudering van het bestek, werd snel duidelijk dat het adviesbureau een zekere toegevoegde waarde voor de klant wilde bereiken als het gaat om de sanitaire dienstverlening. En dit is prima natuurlijk! Maar het resultaat was een uitvraag met een gunningsmethodiek die meer las als een raadsel dan een effectieve methode om die toegevoegde waarde te behalen. De formule die beschreven werd was op zich prima, maar de te behalen waarden om die formule toe te kunnen passen werden nergens beschreven. De punten die je kon behalen met de kwaliteitsstukken dus. Oftewel, je probeert een rekensom uit te rekenen zonder bijbehorende cijfers. Dus 0 + 0 = #WAARDE! ? Natuurlijk werden ook hier vragen over gesteld, maar we hebben nooit een duidelijk antwoord gekregen. Uiteindelijk ga je dan maar aan de slag, het was voor ons een bestaande klant die we graag wilden behouden. Maar een analyse maken of je deze aanbesteding überhaupt kan winnen, is op zo’n moment onmogelijk. Het komt dus neer op ‘gunnen op gevoel’.

Nu kan het altijd gebeuren dat na publicatie blijkt dat er allerlei informatie ontbreekt. Iedereen maakt fouten. Geen probleem als het daarna maar goed opgelost wordt. Waar je alleen vaak tegen aanloopt is moeizame communicatie en wat lijkt een onwelwillendheid om het goed op te lossen. Als je dergelijke zaken aankaart en alleen maar aanloopt tegen weerstand, wordt het erg lastig als inschrijvende partij een goede aanbieding te doen. Oftewel, als adviesbureau maak je het er niet beter op voor je opdrachtgever. Die wil immers gewoon de beste oplossing voor zijn uitvraag. En dat moet ook het doel zijn van een adviesbureau: jouw opdrachtgever de beste aanbieding bezorgen. Dit valt of staat met goede communicatie met de potentiële inschrijvers. Ik wil ook weer niet te negatief klinken, echt niet! Want er zijn ontzettend veel bureaus die het harstikke goed doen. Maar er zijn ook bureaus waarbij het lijkt alsof ze hun functie en daarmee hun doel soms uit het oog verliezen.