Bestekken.

Bestekken. Ze zijn er in alle soorten en maten. Niet één is er hetzelfde en je weet nooit wat je te wachten staat als je begint met lezen. Sommige bestaan uit een paar documenten, andere uit tachtig of nog veel meer. Voor wie het niet weet: ‘het Bestek’ is de verzamelnaam die gebruikt wordt voor alle documentatie die de aanbestedende dienst publiceert. Oftewel, alle documenten uit de offerte uitvraag samen. De omschrijving van de opdracht, achtergrond informatie, de doelstellingen van de aanbesteden dienst, het in te vullen prijzenblad, enz.

Bijna elk bestek heeft een Leidraad, een soort hoofddocument waarin de opdracht, de te volgen procedure, in te leveren stukken en bijvoorbeeld de gunningsmethodiek worden beschreven. Hierbij horen dan meestal weer een hele serie bijlagen die dieper in gaan op bepaalde aspecten van de uitvraag. Om het extra verwarrend te maken heeft die Leidraad bij elke uitvraag weer een andere naam. Vaak wordt dat document ook ‘Bestek’ genoemd, handig.. Of ‘Aanbestedingsdocument’, ‘Offerte uitvraag’, ‘RFP’ (request for proposal), of heeft het document helemaal geen logische naam en mag je dus eerst flink zoeken.

Nu is het zeker zo dat, hoe meer bestekken je gezien hebt en gelezen, hoe meer je de logica van bepaalde dingen in gaat zien. Je wordt selectiever in je manier van lezen en snapt wat in de meeste bestekken herhaald wordt. Na een grondige leessessie wordt dan wel duidelijk wat de aanbestedende dienst precies voor ogen heeft. Maar! Dan zijn er ook de bestekken waarbij het lijkt alsof de schrijver ervan zelf het spoor totaal bijster is. Waarbij de informatie zo gefragmenteerd is beschreven, dat je een uur moet zoeken om zelfs op de meeste simpele vragen antwoord te krijgen. Een bestek dat bol staat van doelstellingen die behaald moeten worden, maar waarbij het daadwerkelijke doel van de opdracht uit het oog verloren is.

Begrijp me niet verkeerd. Een aanbesteding is een uitgelezen kans om als aanbestedende dienst een opdracht zo in de markt te zetten, dat het juist bijdraagt aan het behalen van de eigen doelstellingen. Als leverancier is dat precies de toegevoegde waarde die je kan en moet hebben. Maar neem nou het bedrijf waar ik voor werk. Simplistisch gesteld: ik verkoop wc papier. Als je een aanbesteding voor sanitaire voorzieningen in de markt zet, wat wil je dan in de basis? Dat mensen prettig naar het toilet kunnen gaan. Dat er dan bijgedragen wordt aan een duurzame oplossing en daar bepaalde doelstellingen mee worden behaald: natuurlijk! Maar in de basis gaat het om dat prettige toiletbezoek. Laat ik een voorbeeld geven om te verduidelijken wat ik bedoel.

Enige tijd geleden heb ik samen met een collega een aanbesteding gedaan, waar we te maken hadden met een zeer gefragmenteerd bestek. De focus lag zwaar op duurzaamheid en de te behalen doelstellingen. Er werd echt gezocht naar een bepaald soort leverancier die de ‘juiste fit’ moest zijn. Het was (voor ons) een relatief kleine klant, maar het eisenpakket gaf het gevoel alsof het om een klant ging met een veel grotere waarde. We moesten 5 kwaliteitstukken aanleveren, een prijzenblad en een rits aan certificaten en bewijsstukken gelijk bij het indienen van de offerte. En toch, na het indienen bleef er iets aan me knagen. Met alles wat we aangeleverd hadden; weten ze nu eigenlijk wel wat we überhaupt aan de muur willen hangen?

En ja hoor, wat bleek een paar dagen later. Een bericht van de aanbesteden dienst. Of we zo vriendelijk wilden zijn een productoverzicht van de aangeboden dispensers en vullingen aan te leveren. Eigenlijk was ze niet duidelijk wat er nu precies geplaatst zou gaan worden. Dit werd niet met zoveel woorden uitgesproken, maar dit was de strekking van het verhaal. Natuurlijk leverden we dit dezelfde dag nog aan. Gelukkig kregen we enige tijd later het verlossende woord: gewonnen!

Wat is nu de moraal van dit verhaal? Bestekken zijn ingewikkeld en aanbesteden is moeilijk, haha! Nee. Nou ja.. Dat ook. Wat ik vooral wil zeggen is dat je als aanbesteden dienst, bij het in de markt zetten van een aanbesteding, niet uit het oog moet verliezen wat de kern van je opdracht is. Jij hebt een ‘probleem’ en daar wil je een ‘oplossing’ voor. Dat die oplossing ook bijdraagt aan het behalen van jouw doelstellingen is belangrijk, de kwaliteit die een leverancier kan leveren is belangrijk, de prijs die daar tegenover staat is ook belangrijk. Maar soms komen bestekken over alsof ze de prijs willen winnen voor ‘de meest originele uitvraag’. Dat hoeft niet. Verlies daarom bij het schrijven van een bestek nooit de kern van de uitvraag uit het oog.