Schouw.

Bij veel aanbestedingen is er een schouw. Het woord heeft vele definities zoals aanzien, beoordelen, controleren, inspecteren en keuren. Bij een aanbesteding is het eigenlijk gewoon een bezichtiging. Een mogelijkheid om verschillende locaties te bekijken van de aanbestedende dienst. Het is een kans om ter plekke te zien hoe locaties zijn ingericht, zodat de uiteindelijke aanbieding hier op afgestemd kan worden. Verder kan je natuurlijk netwerken en je concullega’s ‘bespieden’, haha. Ook krijg je gelijk inzicht in wie er allemaal van plan is in te schrijven.

Een grote scholengroep, die ook een bestaande klant is van ons, heeft (wettelijk verplicht) opnieuw aanbesteed. In deze aanbesteding zit schoonmaakonderhoud, sanitaire voorzieningen en glasbewassing. Het is namelijk niet ongewoon dit samen in één aanbesteding onder te brengen. Natuurlijk schrijven wij puur in op het sanitair gedeelte. Dit traject begon met een schouw en gezien de omvang van de aanbesteding was dit niet zo maar een schouw! Zeven locaties verdeeld over drie steden in een dag vullend programma. Ook was het zo’n 30 graden die dag, pittig dus.

Ik bezocht de dag samen met mijn collega. De dag start met kennismakingen, een praatje over de insteek van de aanbesteding en het doel van de dag. Waar mogelijk maak je natuurlijk zoveel mogelijk notities en foto’s. Dit was voor ons een zeer uitgebreide schouw. Elke locatie die we bezochten was totaal anders, dat wel, maar je kan maar zoveel toiletten en pantry’s bekijken wil je nog nieuwe dingen ontdekken. Ja, dat zijn onze dispensers en dat ook en die ook. Zoals het een goede Bid Manager betaamt wisten we van te voren natuurlijk al wat de huidige situatie is bij de klant.

Natuurlijk horen wat plagerijtjes onderling ook bij zo’n dag. Eén van de andere leveranciers die aanwezig was heeft recentelijk een redelijk grote klant van ons ‘afgepikt’. Zijn woorden natuurlijk. Tussen al het lopen en trappen klimmen door (had ik al gezegd dat het bijna 30 graden was?), liet hij geen kansen voorbij gaan om dat ter sprake te brengen. “Ja, die zag ik echt niet aankomen! Had nooit gedacht dat we die zouden winnen! Die zal wel hard aangekomen zijn bij jullie..”, kreeg ik meerdere keren te horen met een grijns.

De laatste keer was terwijl we de trappen beklommen van een oud fabriekspand naar de vierde verdieping. Intussen bleef mijn smartwatch maar piepen met motiverende berichtjes, want ‘normaal ben je nooit zo actief op een kantoordag!’ Intern zuchtend klikte ik dit voor de zoveelste keer snel weg. Normaal ben ik dus gewoon lui bedoel je? Bedankt. Wederom deed ik de opmerkingen van mijn concullega lachend af met: “Ach we moesten jullie ook een keer iets gunnen..”, terwijl ik denk: “Wacht maar!”. Geintjes onderling, moet kunnen he.

Dit was dus mijn eerste schouw. Lange dag, heet, vermoeiend, maar oh zo leuk! Zoals ik zei was deze schouw voor ons sanitaire experts bij zo’n gecombineerde aanbesteding wel erg uitgebreid, maar uiteindelijk is dat niet het doel van zo’n dag. Zeker als het een bestaande klant van je betreft gaat het om het contact, het oprecht interesse tonen en het analyseren van de veranderende situatie van je klant. Het ontmoeten van en netwerken met je collega’s van andere leveranciers, is een bonus. Een schouw kan dus veel tijd kosten, maar is daarom altijd de moeite waard!