De afgelopen tijd wist ik niet zo goed waar ik over moest schrijven. Ik was namelijk ‘alleen maar met administratie bezig’. Dat is toch saai en wie wil daar nu over lezen..? Maar eigenlijk is waar ik me de afgelopen maanden volop mee bezig gehouden heb iets waar elke Tenderafdeling tegenaan loopt. De Tenderadministratie! Want als je een grote afdeling hebt en meer dan 100 trajecten per jaar oppakt, hoe hou je dan alles bij en registreer je alles correct?
Toen ik begon als Tender Support Specialist was het een functie waar ik grotendeels zelf invulling aan mocht geven. Natuurlijk hadden we taken en projecten gedefinieerd, maar verder kreeg ik alle ruimte om hier zelf invulling aan te geven. Dat vond ik heerlijk! Eén van de projecten was het stroomlijnen van de administratieve processen op de afdeling en het beter borgen van al onze data. Er was al heel erg veel, laat ik dat voorop stellen! Maar veel data en werkwijzen waren gefragmenteerd en we misten vaak one-way-of-working.
Want welke documenten en ontwikkelingen moeten er wel niet allemaal bijgehouden worden op een Tenderafdeling? Bijvoorbeeld:
- Planning van de lopende trajecten;
- Interne klant informatie in samenwerking met de buitendienst;
- De Tenderkalender & Forecasts voor een realistische Pipeline;
- Afdeling documentatie/database van veel gebruikte documenten;
- Bewijsstukken (die ook verlopen);
- Productcertificaten en ISO certificeringen (die ook verlopen);
- MVO en Duurzaamheidsbeschrijvingen (die ook veranderen);
- De laatste ontwikkelingen in je eigen bedrijf (nieuwe producten e.d.);
- Veranderende processen, product omschrijvingen en branding;
- ‘Standaard’ teksten bibliotheek;
- Tender archief van voorgaande projecten;
- Een handige (digitale) omgeving waar je dit alles borgt;
- En nog veel meer.
Daarbovenop is CWS de afgelopen jaren natuurlijk samengegaan met 2 bedrijven: Initial en Vendor. Die verschillende werkwijzen moesten ook samengebracht worden. Genoeg uitdagingen dus!
We hebben al een duidelijk beschreven (commercieel) proces die een aanbesteding aflegt binnen onze organisatie. Aanvullend daarop heb ik nu een afdelingsdocumentatie proces geschreven, die weer de administratieve kant van het aanbesteden beschrijft. Kort gezegd: hoe registreren we wat in welke stap van het proces. Ik vind het heel leuk dit soort dingen op te zetten, maar wat een werk! Ik ben hier de afgelopen 7 maanden volop mee bezig geweest. Naast het mezelf wegwijs maken in de ingewikkelde wereld van het aanbesteden, natuurlijk.
Een dergelijk administratief proces stroomlijnen is een uitdaging voor elke Tenderdesk en iets waar je altijd mee bezig zal moeten blijven. Zeker met de hoeveelheid trajecten die wij doen in een jaar! Het proces staat nu en is geïmplementeerd. Fijne gevolg hiervan is dat ik me nu nog meer kan focussen op mijn ontwikkeling naar Bid Manager. Intussen werk ik steeds meer richting het zelfstandig oppakken van trajecten en ben ik langzaamaan mijn taken als Tender Support Specialist aan het overdragen aan een collega. Spannende ontwikkelingen dus.. Kijk, had ik toch iets om over te schrijven!
Reactie schrijven